Приказ комитета транспорта Саратовской области от 19.06.2013 N 52 "Об утверждении Положения об обработке и защите персональных данных в комитете транспорта Саратовской области"
КОМИТЕТ ТРАНСПОРТА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 19 июня 2013 г. № 52
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
ОБ ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
В КОМИТЕТЕ ТРАНСПОРТА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. № 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами" приказываю:
Утвердить прилагаемое Положение об обработке и защите персональных данных в комитете транспорта Саратовской области.
Председатель комитета
В.М.РАЗДЕЛКИН
Приложение
к приказу
комитета транспорта Саратовской области
от 19 июня 2013 г. № 52
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В КОМИТЕТЕ
ТРАНСПОРТА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1.1. Положение об обработке и защите персональных данных в комитете транспорта Саратовской области (далее - Положение) определяет цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в комитете транспорта Саратовской области (далее - Комитет).
1.2. Настоящее Положение определяет политику Комитета как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.
1.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Федеральным законом от 2 сентября 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. № 112 "Об утверждении Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 2008 г. № 512 "Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. № 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами" распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 г. № 667-р об утверждении формы анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации.
1.4. Обработка персональных данных в Комитете осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящим Положением и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
II. Условия и порядок обработки персональных данных
государственных гражданских служащих Комитета
и руководителей подведомственных организаций
2.1. Персональные данные государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия государственным гражданским служащим Комитета в прохождении государственной гражданской службы (лицам, замещающим должности руководителей подведомственных организаций, в целях содействия выполнения работы), формирования кадрового резерва государственной гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения государственными гражданскими служащими Комитета должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности государственных гражданских служащих Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, и членов их семьи, обеспечения государственным гражданским служащим Комитета установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.
2.2. В целях, указанных в пункте 2.1 настоящего Положения, обрабатываются следующие категории персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Комитета, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций:
2.2.1. фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);
2.2.2. число, месяц, год рождения;
2.2.3. место рождения;
2.2.4. информация о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);
2.2.5. вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;
2.2.6. адрес места жительства (адрес регистрации, фактического проживания);
2.2.7. номер контактного телефона или сведения о других способах связи;
2.2.8. реквизиты страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
2.2.9. идентификационный номер налогоплательщика;
2.2.10. реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;
2.2.11. реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;
2.2.12. семейное положение, состав семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших);
2.2.13. сведения о трудовой деятельности;
2.2.14. сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;
2.2.15. сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании (наименование и год окончания образовательного учреждения, наименование и реквизиты документа об образовании, квалификация, специальность по документу об образовании);
2.2.16. сведения об ученой степени;
2.2.17. информация о владении иностранными языками, степень владения;
2.2.18. медицинское заключение по установленной форме об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу или ее прохождению;
2.2.19. фотография;
2.2.20. сведения о прохождении государственной гражданской службы, в том числе: дата, основания поступления на государственную гражданскую службу и назначения на должность государственной гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность государственной гражданской службы, наименование замещаемых должностей государственной гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности государственной гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы;
2.2.21. информация, содержащаяся в служебном контракте, дополнительных соглашениях к служебному контракту;
2.2.22. сведения о пребывании за границей;
2.2.23. информация о классном чине государственной гражданской службы Российской Федерации (в том числе дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), квалификационном разряде государственной гражданской службы (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы);
2.2.24. информация о наличии или отсутствии судимости;
2.2.25. информация об оформленных допусках к государственной тайне;
2.2.26. государственные награды, иные награды и знаки отличия;
2.2.27. сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;
2.2.28. информация о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;
2.2.29. сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;
2.2.30. номер расчетного счета;
2.2.31. номер банковской карты;
2.2.32. иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 2.1 настоящего Положения.
2.3. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящего Положения, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Федерального закона "О системе государственной службы Российской Федерации", Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.
2.4. Обработка специальных категорий персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящего Положения, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны (в соответствии с пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации требуется письменное согласие руководителей предприятий и граждан, претендующих на замещение указанной должности).
2.5. Обработка персональных данных государственных служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется при условии получения согласия указанных лиц в следующих случаях:
2.5.1. при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе;
2.5.2. при трансграничной передаче персональных данных;
2.5.3. при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.
2.6. В случаях, предусмотренных пунктом 2.5 настоящего Положения, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".
2.7. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется отделом правовой работы, государственной службы и кадров организационно-правового управления комитета транспорта Саратовской области (далее - кадровое подразделение Комитета) и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
2.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется путем:
2.8.1. получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, иные документы, предоставляемые в кадровое подразделение Комитета);
2.8.2. копирования оригиналов документов;
2.8.3. внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
2.8.4. формирования персональных данных в ходе кадровой работы;
2.8.5. внесения персональных данных в информационные системы Комитета, используемые кадровым подразделением Комитета.
2.9. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций.
2.10. В случае возникновения необходимости получения персональных данных государственного гражданского служащего Комитета и лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, у третьей стороны, следует известить об этом государственного гражданского служащего либо лицо, замещающее должность руководителя подведомственной организации заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
2.11. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу государственного гражданского служащего Комитета и лица, замещающего должность руководителя подведомственной организации персональные данные, не предусмотренные пунктом 2.2 настоящего Положения, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.
2.12. При сборе персональных данных сотрудник кадрового подразделения Комитета, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.
2.13. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.
III. Условия и порядок обработки персональных данных
субъектов в связи с предоставлением государственных услуг
и исполнением государственных функций
3.1. В Комитете обработка персональных данных физических лиц осуществляется в целях предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций.
3.2. Персональные данные граждан, обратившихся в Комитет лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением заявителей о результатах рассмотрения.
В соответствии с законодательством Российской Федерации в Комитете подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства.
3.3. В рамках рассмотрения обращений граждан подлежат обработке следующие персональные данные заявителей:
3.3.1. фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
3.3.2. почтовый адрес;
3.3.3. адрес электронной почты;
3.3.4. указанный в обращении контактный телефон;
3.3.5. иные персональные данные, указанные заявителем в обращении (жалобе), а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.
3.4. При предоставлении государственных услуг и исполнения государственных функций осуществляется обработка следующих персональных данных заявителей:
3.4.1. фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);
3.4.2. число, месяц, год рождения;
3.4.3. адрес места жительства (адрес регистрации, фактического проживания);
3.4.4. вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;
3.4.5. идентификационный номер налогоплательщика;
3.4.6. номер государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.
3.5. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", и иными нормативными правовыми актами, определяющими предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в установленной сфере ведения Комитета.
3.6. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций осуществляется структурными подразделениями Комитета, предоставляющими соответствующие государственные услуги и (или) исполняющими государственные функции, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
3.7. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов, обратившихся в Комитет для получения государственной услуги или в целях исполнения государственной функции, осуществляется путем:
3.7.1. получения копий оригиналов необходимых документов (заявление);
3.7.2. внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях).
3.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных (заявителей).
3.9. При предоставлении государственной услуги или исполнении государственной функции Комитетом запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.
3.10. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо структурного подразделения Комитета, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся за предоставлением государственной услуги или в связи с исполнением государственной функции, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.
3.11. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных заявителей (субъектов персональных данных) Комитетом осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.
IV. Обработка персональных данных в рамках
межведомственного информационного взаимодействия
с применением единой системы межведомственного
электронного взаимодействия
4.1. Комитет в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляет обработку персональных данных в рамках межведомственного электронного информационного взаимодействия в электронном виде с федеральными и областными органами государственной власти с применением единой системы межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ).
4.2. Комитет в рамках СМЭВ вправе направить межведомственные запросы о предоставлении информации, включающей персональные данные субъектов, в следующие федеральные органы исполнительной власти:
4.2.1. в Федеральную налоговую службу - о предоставлении информации из Единого государственного реестра юридических лиц и Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (сведения об учредителях - физических лицах);
4.2.2. в Федеральную службу государственной регистрации, кадастра и картографии - о предоставлении информации из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество в отношении правообладателей (фамилия, имя, отчество, дата рождения, серия и номер основного документа, удостоверяющего личность, место рождения, адрес места жительства, гражданство).
V. Сроки обработки и хранения персональных данных
5.1. Сроки обработки и хранения персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации. С учетом положений законодательства Российской Федерации, устанавливаются следующие сроки обработки и хранения персональных данных государственных гражданских служащих:
5.1.1. Персональные данные, содержащиеся в приказах по личному составу государственных гражданских служащих Комитета (о приеме, о переводе, об увольнении, об установлении надбавок), подлежат хранению в кадровом подразделении Комитета в течение двух лет, с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Комитета или государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 75 лет.
5.1.2. Персональные данные, содержащиеся в личных делах государственных гражданских служащих Комитета и руководителей подведомственных организаций, а также личных карточках государственных гражданских служащих Комитета, хранятся в кадровом подразделении Комитета в течение десяти лет, с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Комитета или государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 75 лет.
5.1.3. Персональные данные, содержащиеся в приказах о поощрениях, материальной помощи государственных гражданских служащих Комитета, подлежат хранению в течение двух лет в кадровом подразделении Комитета с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Комитета или государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 75 лет.
5.1.4. Персональные данные, содержащиеся в приказах о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, о дисциплинарных взысканиях государственных гражданских служащих Комитета, подлежат хранению в кадровом подразделении Комитета в течение пяти лет с последующим уничтожением.
5.1.5. Персональные данные, содержащиеся в документах претендентов на замещение вакантной должности государственной гражданской службы в Комитета, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в кадровом подразделении Комитета в течение 3 лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.
5.2. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых субъектами персональных данных в Комитет в связи с получением государственных услуг и исполнением государственных функций определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.
5.3. Персональные данные граждан, обратившихся в комитет лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет.
5.4. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с предоставлением Комитетом государственных услуг и исполнением государственных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Комитета, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с предоставлением государственной услуги или исполнением государственной функции, в соответствии с утвержденными положениями о соответствующих структурных подразделениях Комитета.
5.5. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).
5.6. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящим Положением.
5.7. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Комитета.
5.8. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы персональных данных Комитета, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.
VI. Порядок уничтожения персональных данных
при достижении целей обработки или при наступлении
иных законных оснований
6.1. Структурным подразделением Комитета, ответственным за документооборот и архивирование, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.
6.2. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании экспертной комиссии Комитета, состав которой утверждается приказом Комитета.
По итогам заседания составляются протокол и Акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами экспертной комиссии Комитета и утверждается председателем Комитета.
6.3. Комитетом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, определяется организация, имеющая необходимую производственную базу для обеспечения установленного порядка уничтожения документов. Должностное лицо Комитета, ответственное за архивную деятельность, сопровождает документы, содержащие персональные данные, до производственной базы организации и присутствует при процедуре уничтожения документов (сжигание или химическое уничтожение).
6.4. По окончании процедуры уничтожения организацией и должностным лицом Комитета, ответственным за архивную деятельность, составляется соответствующий Акт об уничтожении документов, содержащих персональные данные.
6.5. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.
VII. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных
или их представителей
7.1. Государственные гражданские служащие Комитета, граждане, претендующие на замещение должностей государственной службы Комитета и подавшие документы на участие в конкурсе, лица, замещающие должности руководителей директоров подведомственных организаций, граждане, претендующие на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, а также граждане, персональные данные которых обрабатываются Комитете в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных, в том числе содержащей:
7.1.1. подтверждение факта обработки персональных данных в Комитете;
7.1.2. правовые основания и цели обработки персональных данных;
7.1.3. применяемые в Комитете способы обработки персональных данных;
7.1.4. наименование и место нахождения Комитета, сведения о лицах (за исключением государственных гражданских служащих Комитета), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Комитетом или на основании федерального закона;
7.1.5. обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
7.1.6. сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения в Комитете;
7.1.7. порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
7.1.8. информацию об осуществленной или предполагаемой трансграничной передаче данных;
7.1.9. наименование организации или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Комитета, если обработка поручена или будет поручена такой организации или лицу;
7.1.10. иные сведения, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
7.2. Лица, указанные в пункте 7.1 настоящего Положения (далее - субъекты персональных данных), вправе требовать от Комитета уточнения их персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
7.3. Сведения, указанные в подпунктах 7.1.1 - 7.1.10 пункта 7.1 настоящего Положения, должны быть предоставлены субъекту персональных данных оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
7.4. Сведения, указанные в подпунктах 7.1.1 - 7.1.10 пункта 7.1 настоящего Положения, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю уполномоченным должностным лицом структурного подразделения Комитета, осуществляющего обработку соответствующих персональных данных при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя. Запрос должен содержать:
7.4.1. номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
7.4.2. сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в правоотношениях с Комитетом оператором (документ, подтверждающий прием документов на участие в конкурсе на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, оказание Комитетом государственной услуги или осуществление государственной функции), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных в Комитете, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
7.5. В случае, если сведения, указанные в подпунктах 7.1.1 - 7.1.10 пункта 7.1 настоящего Положения, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных по его запросу, субъект персональных данных вправе обратиться повторно в Комитет или направить повторный запрос в целях получения указанных сведений и ознакомления с такими персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
7.6. Субъект персональных данных вправе обратиться повторно в Комитет или направить повторный запрос в целях получения сведений, указанных в подпунктах 7.1.1 - 7.1.10 пункта 7.1 настоящего Положения, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в пункте 7.5 настоящего Положения, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в пункте 7.4 настоящего Положения, должен содержать обоснование направления повторного запроса.
7.7. Комитет (уполномоченное должностное лицо Комитета) вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным пунктами 7.5 и 7.6 настоящего Положения. Такой отказ должен быть мотивированным.
7.8. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе, если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
VIII. Лицо, ответственное за организацию обработки
персональных данных в Комитете
8.1. Ответственный за организацию обработки персональных данных в Комитете назначается председателем Комитета из числа государственных служащих, в соответствии с распределением обязанностей.
8.2. Ответственный за обработку персональных данных Комитета в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации в области персональных данных и настоящим Положением.
8.3. Ответственный за обработку персональных данных Комитета обязан:
8.3.1. организовывать принятие правовых, организационных и технических мер для обеспечения защиты персональных данных, обрабатываемых в Комитете от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
8.3.2. осуществлять внутренний контроль за соблюдением государственными гражданскими служащими Комитета требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;
8.3.3. доводить до сведения государственных гражданских служащих Комитета положения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;
8.3.4. организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей, а также осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов в Комитете;
8.3.5. в случае нарушения в Комитете требований к защите персональных данных принимать необходимые меры по восстановлению нарушенных прав субъектов персональных данных.
8.4. Ответственный за обработку персональных данных вправе:
8.4.1. иметь доступ к информации, касающейся обработки персональных данных в Комитете и включающей:
8.4.1.1. цели обработки персональных данных;
8.4.1.2. категории обрабатываемых персональных данных;
8.4.1.3. категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
8.4.1.4. правовые основания обработки персональных данных;
8.4.1.5. перечень действий с персональными данными, общее описание используемых в Комитете способов обработки персональных данных;
8.4.1.6. описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона "О персональных данных", в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;
8.4.1.7. дату начала обработки персональных данных;
8.4.1.8. срок или условия прекращения обработки персональных данных;
8.4.1.9. сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;
8.4.1.10. сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации;
8.4.2. привлекать к реализации мер, направленных на обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в Комитете, иных государственных гражданских служащих Комитета с возложением на них соответствующих обязанностей и закреплением ответственности.
8.5. Ответственный за обработку персональных данных в Комитете несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных функций по организации обработки персональных данных в Комитете в соответствии с положениями законодательства Российской Федерации в области персональных данных.
------------------------------------------------------------------
КОМИТЕТ ТРАНСПОРТА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 19 июня 2013 г. № 52
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
ОБ ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
В КОМИТЕТЕ ТРАНСПОРТА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. № 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами" приказываю:
Утвердить прилагаемое Положение об обработке и защите персональных данных в комитете транспорта Саратовской области.
Председатель комитета
В.М.РАЗДЕЛКИН
Приложение
к приказу
комитета транспорта Саратовской области
от 19 июня 2013 г. № 52
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В КОМИТЕТЕ
ТРАНСПОРТА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1.1. Положение об обработке и защите персональных данных в комитете транспорта Саратовской области (далее - Положение) определяет цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в комитете транспорта Саратовской области (далее - Комитет).
1.2. Настоящее Положение определяет политику Комитета как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.
1.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Федеральным законом от 2 сентября 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. № 112 "Об утверждении Положения о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных" постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 2008 г. № 512 "Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. № 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами" распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 г. № 667-р об утверждении формы анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации.
1.4. Обработка персональных данных в Комитете осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящим Положением и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
II. Условия и порядок обработки персональных данных
государственных гражданских служащих Комитета
и руководителей подведомственных организаций
2.1. Персональные данные государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия государственным гражданским служащим Комитета в прохождении государственной гражданской службы (лицам, замещающим должности руководителей подведомственных организаций, в целях содействия выполнения работы), формирования кадрового резерва государственной гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения государственными гражданскими служащими Комитета должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности государственных гражданских служащих Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, и членов их семьи, обеспечения государственным гражданским служащим Комитета установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.
2.2. В целях, указанных в пункте 2.1 настоящего Положения, обрабатываются следующие категории персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Комитета, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций:
2.2.1. фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);
2.2.2. число, месяц, год рождения;
2.2.3. место рождения;
2.2.4. информация о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);
2.2.5. вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;
2.2.6. адрес места жительства (адрес регистрации, фактического проживания);
2.2.7. номер контактного телефона или сведения о других способах связи;
2.2.8. реквизиты страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
2.2.9. идентификационный номер налогоплательщика;
2.2.10. реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;
2.2.11. реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;
2.2.12. семейное положение, состав семьи и сведения о близких родственниках (в том числе бывших);
2.2.13. сведения о трудовой деятельности;
2.2.14. сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;
2.2.15. сведения об образовании, в том числе о послевузовском профессиональном образовании (наименование и год окончания образовательного учреждения, наименование и реквизиты документа об образовании, квалификация, специальность по документу об образовании);
2.2.16. сведения об ученой степени;
2.2.17. информация о владении иностранными языками, степень владения;
2.2.18. медицинское заключение по установленной форме об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу или ее прохождению;
2.2.19. фотография;
2.2.20. сведения о прохождении государственной гражданской службы, в том числе: дата, основания поступления на государственную гражданскую службу и назначения на должность государственной гражданской службы, дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность государственной гражданской службы, наименование замещаемых должностей государственной гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности государственной гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы;
2.2.21. информация, содержащаяся в служебном контракте, дополнительных соглашениях к служебному контракту;
2.2.22. сведения о пребывании за границей;
2.2.23. информация о классном чине государственной гражданской службы Российской Федерации (в том числе дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), квалификационном разряде государственной гражданской службы (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы);
2.2.24. информация о наличии или отсутствии судимости;
2.2.25. информация об оформленных допусках к государственной тайне;
2.2.26. государственные награды, иные награды и знаки отличия;
2.2.27. сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;
2.2.28. информация о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;
2.2.29. сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;
2.2.30. номер расчетного счета;
2.2.31. номер банковской карты;
2.2.32. иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 2.1 настоящего Положения.
2.3. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящего Положения, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Федерального закона "О системе государственной службы Российской Федерации", Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.
2.4. Обработка специальных категорий персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется без согласия указанных лиц в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящего Положения, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны (в соответствии с пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации требуется письменное согласие руководителей предприятий и граждан, претендующих на замещение указанной должности).
2.5. Обработка персональных данных государственных служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется при условии получения согласия указанных лиц в следующих случаях:
2.5.1. при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе;
2.5.2. при трансграничной передаче персональных данных;
2.5.3. при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.
2.6. В случаях, предусмотренных пунктом 2.5 настоящего Положения, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".
2.7. Обработка персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется отделом правовой работы, государственной службы и кадров организационно-правового управления комитета транспорта Саратовской области (далее - кадровое подразделение Комитета) и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
2.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется путем:
2.8.1. получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, иные документы, предоставляемые в кадровое подразделение Комитета);
2.8.2. копирования оригиналов документов;
2.8.3. внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);
2.8.4. формирования персональных данных в ходе кадровой работы;
2.8.5. внесения персональных данных в информационные системы Комитета, используемые кадровым подразделением Комитета.
2.9. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций.
2.10. В случае возникновения необходимости получения персональных данных государственного гражданского служащего Комитета и лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, у третьей стороны, следует известить об этом государственного гражданского служащего либо лицо, замещающее должность руководителя подведомственной организации заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.
2.11. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу государственного гражданского служащего Комитета и лица, замещающего должность руководителя подведомственной организации персональные данные, не предусмотренные пунктом 2.2 настоящего Положения, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.
2.12. При сборе персональных данных сотрудник кадрового подразделения Комитета, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.
2.13. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.
III. Условия и порядок обработки персональных данных
субъектов в связи с предоставлением государственных услуг
и исполнением государственных функций
3.1. В Комитете обработка персональных данных физических лиц осуществляется в целях предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций.
3.2. Персональные данные граждан, обратившихся в Комитет лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением заявителей о результатах рассмотрения.
В соответствии с законодательством Российской Федерации в Комитете подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства.
3.3. В рамках рассмотрения обращений граждан подлежат обработке следующие персональные данные заявителей:
3.3.1. фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
3.3.2. почтовый адрес;
3.3.3. адрес электронной почты;
3.3.4. указанный в обращении контактный телефон;
3.3.5. иные персональные данные, указанные заявителем в обращении (жалобе), а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения поступившего обращения.
3.4. При предоставлении государственных услуг и исполнения государственных функций осуществляется обработка следующих персональных данных заявителей:
3.4.1. фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);
3.4.2. число, месяц, год рождения;
3.4.3. адрес места жительства (адрес регистрации, фактического проживания);
3.4.4. вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;
3.4.5. идентификационный номер налогоплательщика;
3.4.6. номер государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.
3.5. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", и иными нормативными правовыми актами, определяющими предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в установленной сфере ведения Комитета.
3.6. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций осуществляется структурными подразделениями Комитета, предоставляющими соответствующие государственные услуги и (или) исполняющими государственные функции, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
3.7. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов, обратившихся в Комитет для получения государственной услуги или в целях исполнения государственной функции, осуществляется путем:
3.7.1. получения копий оригиналов необходимых документов (заявление);
3.7.2. внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях).
3.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных (заявителей).
3.9. При предоставлении государственной услуги или исполнении государственной функции Комитетом запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.
3.10. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо структурного подразделения Комитета, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся за предоставлением государственной услуги или в связи с исполнением государственной функции, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.
3.11. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных заявителей (субъектов персональных данных) Комитетом осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.
IV. Обработка персональных данных в рамках
межведомственного информационного взаимодействия
с применением единой системы межведомственного
электронного взаимодействия
4.1. Комитет в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляет обработку персональных данных в рамках межведомственного электронного информационного взаимодействия в электронном виде с федеральными и областными органами государственной власти с применением единой системы межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ).
4.2. Комитет в рамках СМЭВ вправе направить межведомственные запросы о предоставлении информации, включающей персональные данные субъектов, в следующие федеральные органы исполнительной власти:
4.2.1. в Федеральную налоговую службу - о предоставлении информации из Единого государственного реестра юридических лиц и Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (сведения об учредителях - физических лицах);
4.2.2. в Федеральную службу государственной регистрации, кадастра и картографии - о предоставлении информации из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество в отношении правообладателей (фамилия, имя, отчество, дата рождения, серия и номер основного документа, удостоверяющего личность, место рождения, адрес места жительства, гражданство).
V. Сроки обработки и хранения персональных данных
5.1. Сроки обработки и хранения персональных данных государственных гражданских служащих Комитета, граждан, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Комитета, лиц, замещающих должности руководителей подведомственных организаций, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации. С учетом положений законодательства Российской Федерации, устанавливаются следующие сроки обработки и хранения персональных данных государственных гражданских служащих:
5.1.1. Персональные данные, содержащиеся в приказах по личному составу государственных гражданских служащих Комитета (о приеме, о переводе, об увольнении, об установлении надбавок), подлежат хранению в кадровом подразделении Комитета в течение двух лет, с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Комитета или государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 75 лет.
5.1.2. Персональные данные, содержащиеся в личных делах государственных гражданских служащих Комитета и руководителей подведомственных организаций, а также личных карточках государственных гражданских служащих Комитета, хранятся в кадровом подразделении Комитета в течение десяти лет, с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Комитета или государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 75 лет.
5.1.3. Персональные данные, содержащиеся в приказах о поощрениях, материальной помощи государственных гражданских служащих Комитета, подлежат хранению в течение двух лет в кадровом подразделении Комитета с последующим формированием и передачей указанных документов в архив Комитета или государственный архив в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, где хранятся в течение 75 лет.
5.1.4. Персональные данные, содержащиеся в приказах о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, о дисциплинарных взысканиях государственных гражданских служащих Комитета, подлежат хранению в кадровом подразделении Комитета в течение пяти лет с последующим уничтожением.
5.1.5. Персональные данные, содержащиеся в документах претендентов на замещение вакантной должности государственной гражданской службы в Комитета, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в кадровом подразделении Комитета в течение 3 лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.
5.2. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых субъектами персональных данных в Комитет в связи с получением государственных услуг и исполнением государственных функций определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.
5.3. Персональные данные граждан, обратившихся в комитет лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет.
5.4. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с предоставлением Комитетом государственных услуг и исполнением государственных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Комитета, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с предоставлением государственной услуги или исполнением государственной функции, в соответствии с утвержденными положениями о соответствующих структурных подразделениях Комитета.
5.5. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).
5.6. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящим Положением.
5.7. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Комитета.
5.8. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы персональных данных Комитета, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.
VI. Порядок уничтожения персональных данных
при достижении целей обработки или при наступлении
иных законных оснований
6.1. Структурным подразделением Комитета, ответственным за документооборот и архивирование, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.
6.2. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании экспертной комиссии Комитета, состав которой утверждается приказом Комитета.
По итогам заседания составляются протокол и Акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами экспертной комиссии Комитета и утверждается председателем Комитета.
6.3. Комитетом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, определяется организация, имеющая необходимую производственную базу для обеспечения установленного порядка уничтожения документов. Должностное лицо Комитета, ответственное за архивную деятельность, сопровождает документы, содержащие персональные данные, до производственной базы организации и присутствует при процедуре уничтожения документов (сжигание или химическое уничтожение).
6.4. По окончании процедуры уничтожения организацией и должностным лицом Комитета, ответственным за архивную деятельность, составляется соответствующий Акт об уничтожении документов, содержащих персональные данные.
6.5. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.
VII. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных
или их представителей
7.1. Государственные гражданские служащие Комитета, граждане, претендующие на замещение должностей государственной службы Комитета и подавшие документы на участие в конкурсе, лица, замещающие должности руководителей директоров подведомственных организаций, граждане, претендующие на замещение должностей руководителей подведомственных организаций, а также граждане, персональные данные которых обрабатываются Комитете в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных, в том числе содержащей:
7.1.1. подтверждение факта обработки персональных данных в Комитете;
7.1.2. правовые основания и цели обработки персональных данных;
7.1.3. применяемые в Комитете способы обработки персональных данных;
7.1.4. наименование и место нахождения Комитета, сведения о лицах (за исключением государственных гражданских служащих Комитета), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Комитетом или на основании федерального закона;
7.1.5. обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
7.1.6. сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения в Комитете;
7.1.7. порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
7.1.8. информацию об осуществленной или предполагаемой трансграничной передаче данных;
7.1.9. наименование организации или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Комитета, если обработка поручена или будет поручена такой организации или лицу;
7.1.10. иные сведения, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
7.2. Лица, указанные в пункте 7.1 настоящего Положения (далее - субъекты персональных данных), вправе требовать от Комитета уточнения их персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
7.3. Сведения, указанные в подпунктах 7.1.1 - 7.1.10 пункта 7.1 настоящего Положения, должны быть предоставлены субъекту персональных данных оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
7.4. Сведения, указанные в подпунктах 7.1.1 - 7.1.10 пункта 7.1 настоящего Положения, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю уполномоченным должностным лицом структурного подразделения Комитета, осуществляющего обработку соответствующих персональных данных при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя. Запрос должен содержать:
7.4.1. номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
7.4.2. сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в правоотношениях с Комитетом оператором (документ, подтверждающий прием документов на участие в конкурсе на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы, оказание Комитетом государственной услуги или осуществление государственной функции), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных в Комитете, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
7.5. В случае, если сведения, указанные в подпунктах 7.1.1 - 7.1.10 пункта 7.1 настоящего Положения, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных по его запросу, субъект персональных данных вправе обратиться повторно в Комитет или направить повторный запрос в целях получения указанных сведений и ознакомления с такими персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
7.6. Субъект персональных данных вправе обратиться повторно в Комитет или направить повторный запрос в целях получения сведений, указанных в подпунктах 7.1.1 - 7.1.10 пункта 7.1 настоящего Положения, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в пункте 7.5 настоящего Положения, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в пункте 7.4 настоящего Положения, должен содержать обоснование направления повторного запроса.
7.7. Комитет (уполномоченное должностное лицо Комитета) вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным пунктами 7.5 и 7.6 настоящего Положения. Такой отказ должен быть мотивированным.
7.8. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе, если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
VIII. Лицо, ответственное за организацию обработки
персональных данных в Комитете
8.1. Ответственный за организацию обработки персональных данных в Комитете назначается председателем Комитета из числа государственных служащих, в соответствии с распределением обязанностей.
8.2. Ответственный за обработку персональных данных Комитета в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации в области персональных данных и настоящим Положением.
8.3. Ответственный за обработку персональных данных Комитета обязан:
8.3.1. организовывать принятие правовых, организационных и технических мер для обеспечения защиты персональных данных, обрабатываемых в Комитете от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
8.3.2. осуществлять внутренний контроль за соблюдением государственными гражданскими служащими Комитета требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;
8.3.3. доводить до сведения государственных гражданских служащих Комитета положения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;
8.3.4. организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей, а также осуществлять контроль за приемом и обработкой таких обращений и запросов в Комитете;
8.3.5. в случае нарушения в Комитете требований к защите персональных данных принимать необходимые меры по восстановлению нарушенных прав субъектов персональных данных.
8.4. Ответственный за обработку персональных данных вправе:
8.4.1. иметь доступ к информации, касающейся обработки персональных данных в Комитете и включающей:
8.4.1.1. цели обработки персональных данных;
8.4.1.2. категории обрабатываемых персональных данных;
8.4.1.3. категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
8.4.1.4. правовые основания обработки персональных данных;
8.4.1.5. перечень действий с персональными данными, общее описание используемых в Комитете способов обработки персональных данных;
8.4.1.6. описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона "О персональных данных", в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;
8.4.1.7. дату начала обработки персональных данных;
8.4.1.8. срок или условия прекращения обработки персональных данных;
8.4.1.9. сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;
8.4.1.10. сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации;
8.4.2. привлекать к реализации мер, направленных на обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в Комитете, иных государственных гражданских служащих Комитета с возложением на них соответствующих обязанностей и закреплением ответственности.
8.5. Ответственный за обработку персональных данных в Комитете несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных функций по организации обработки персональных данных в Комитете в соответствии с положениями законодательства Российской Федерации в области персональных данных.
------------------------------------------------------------------